Gestion du temps : 7 Techniques pour Gagner du Temps

… et Booster son Organisation

Le temps est la seule véritable richesse que nous possédions.

gestion du temps -  7 techniques efficaces

Réussir, gagner de l’argent, gagner sa vie, ne sert qu’à une seule chose : avoir la liberté, par instant, de ne pas se soucier du temps qui passe et être dans le flow.

Mais alors, comment faire pour gagner du temps pour atteindre tous nos objectifs ?

Pour un aperçu en vidéo, vous pouvez retrouver la chronique de notre livre par Jean-Yves Ponce de https://www.potiondevie.fr/ et auteur de l’excellent livre Boostez votre mémoire :

Voici une synthèse des principaux outils et méthodes qui peuvent vous permettre de gagner plusieurs heures voire dizaines d’heures par semaine !

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Gestion du temps version pratico-pratique

En gestion du temps et en organisation personnelle, on connait parfois très bien la théorie, mais c’est surtout la pratique incessante et l’amélioration continue des « bons principes » au quotidien, qui font la véritable connaissance et la maitrise du sujet.

C’est dans cet esprit que nous avons écrit, avec mon collègue et ami Séverin Sauzède, le livre 7 Techniques pour Gagner du Temps.

Et dont je vous offre un avant-goût dans cet article fleuve !

Gestion du temps et organisation : une version 20/80

Il est assez frappant de voir que les best-sellers sur le sujet sont souvent des livres qui datent du début des années 2000.

En écrivant le livre 7 Techniques pour Gagner du Temps avec Séverin, nous avons aussi fait des découvertes et trouvé des approches alternatives et complémentaires, au-delà des techniques classiques pour prioriser, planifier, et s’auto-discipliner.

Il est par exemple possible de créer du temps et même de le multiplier, pour reprendre le terme de Rory Vaden dans son livre que je vous conseille : Procrastinate on Purpose.

En plus de 30 ans, de l’eau a coulé sous les ponts : il est important de tenir compte des dernières évolutions de notre société et de trouver de nouveaux outils en phase avec l’évolution de nos vies et de nos journées toujours plus connectées.

Gestion du Temps : Questions Fréquentes (F.A.Q.)

Voici quelques réponses aux questions les plus fréquentes qui se posent sur la Gestion du Temps :

Pourquoi la gestion du temps ?

Le temps est la ressource la plus rare que nous possédions et quoi que nous fassions, cette ressource s’épuise au fur et à mesure de notre vie. Mieux gérer son temps et étudier les principes de gestion du temps est donc un des meilleurs leviers pour améliorer nos vies et atteindre nos objectifs.

Comment améliorer la gestion du temps ?

Il existe de nombreuses solutions et outils pour améliorer la gestion de son temps. La première solution pour mieux gérer son temps est d’aller à l’essentiel, d’éliminer les choses inutiles que nous avons laissé prendre de la place dans nos vies et de simplifier au maximum notre quotidien.
Cette étape de simplification est souvent celle qui permet les gains de temps les plus rapides, l’étape suivante consiste à clarifier ses objectifs. Il est en effet impossible de gagner du temps si on ne sait pas au préalable sur quoi nous devrions passer du temps pour atteindre nos objectifs.
Une fois que nos objectifs sont clairs, on peut gagner beaucoup de temps grâce à la priorisation, en partant du principe qu’une to-do list est toujours trop longue et que l’on n’arrivera jamais au bout. Prioriser les tâches importantes et choisir l’essentiel est indispensable pour atteindre ses objectifs prioritaires. Il existe de nombreux outils pour prioriser :
– Loi de Pareto, ou comment travailler sur les 20 % de tâches qui procurent 80 % des résultats
– Manger son crapaud, en commençant par la tâche la plus importante et difficile
– Matrice d’Eisenhower
– Et bien d’autres solutions que vous découvrirez au chapitre 3 de cet article

Quels sont les outils de la gestion du temps ?

Les outils de la gestion du temps les plus connus sont :
– la matrice d’Eisenhower (matrice important/urgent)
– la not to do list : qui contrairement à la to-do list, vous permet de lister toutes les choses à ne pas faire au quotidien pour ne pas perdre de temps
– les objectifs SMART : qui vous permettent de clarifier vos objectifs et de sélectionner les activités qui permettent de les atteindre
– la loi de Pareto qui permet de se concentrer sur les 20 % de tâches qui apportent 80 % des résultats
– la planification quotidienne : réfléchir à ses « gros cailloux » tous les jours avant de commencer sa journée en planifiant en premier les tâches les plus importantes
– la concentration : le travail à haute concentration, ou deep work, est un des meilleurs outils pour combattre la procrastination et venir à bout des tâches les plus ardues
– toutes les techniques anti-procrastination : comme la visualisation, l’attitude « fait vaut mieux que parfait » pour les perfectionnistes, l’engagement en public, le travail en équipe, etc.

Comment avoir une bonne gestion du temps ?

Avoir une bonne gestion du temps commence par une prise de recul sur sa vision et ses objectifs à long-terme. Après une prise de recul pour clarifier ces objectifs, les approches suivantes vous permettront d’avoir une bonne gestion du temps :
– simplifier, aller à l’essentiel, prioriser ce qui est important et éliminer le reste
– planifier, tous les mois, les semaines et même au jour le jour
– se concentrer, éliminer les distractions pour des séances de travail productives
– automatiser au maximum ses process, former et déléguer intelligemment.
Vous pouvez non seulement bien gérer votre temps, mais aussi le multiplier, en investissant du temps aujourd’hui sur des activités qui vous permettront d’en gagner demain : documentation, formation, délégation, automatisation.

Quels sont les obstacles de la gestion du temps ?

Un des premiers obstacle est de ne pas connaitre vos objectifs à long terme, ce qui vous empêche de savoir si la tâche sur laquelle vous travaillez est vraiment essentielle.
Un autre obstacle est de ne pas avoir conscience du temps que vous passez sur vos différentes activités au cours d’une journée. On ne manage que ce que l’on mesure, cette citation de Peter Drucker est particulièrement appropriée à la gestion du temps.
Enfin, parmi les principaux freins, il en existe un autre de taille : ne pas savoir dire non. Pour gérer son temps efficacement, il est important de détecter les activités qui nous prennent trop de temps sans nous rapprocher de nos objectifs prioritaires. La meilleure façon de gagner du temps est de commencer par ne pas en perdre sur des activités inutiles. Savoir dire non de manière diplomatique et avec aplomb est une des premières solutions efficaces pour retrouver du temps pour ce qui compte.

Pourquoi une formation en gestion du temps ?

On pense souvent savoir déjà comment gérer son temps, mais prendre du temps pour se former à la gestion du temps pourrait bien être l’un de vos meilleurs investissements.
Vous trouverez de nombreuses formations sur ce sujet, mais vous pouvez aussi trouver des pistes et idées d’amélioration de la gestion de votre temps dans les livres dédiés à ce sujet.
Si vous voulez obtenir l’essentiel de la gestion du temps sans avoir à en lire tous les ouvrages, vous trouverez dans notre livre 7 Techniques pour Gagner du Temps, la synthèse des meilleurs outils de gestion du temps en moins de 90 pages et deux heures de lecture !

Comment écrire le meilleur livre possible sur la gestion du temps en 1 mois ?

C’est la question que nous nous sommes posé avant de commencer la rédaction de 7 Techniques pour Gagner du Temps.

Ecrire un livre en moins d’un mois, ça peut paraitre ambitieux ou à l’opposé, on peut se dire qu’il a été bâclé. Mais c’est tout l’inverse : cet objectif de départ nous a permis d’appliquer un des principes fondamentaux : aller à l’essentiel.

Objectif principal : vous donner la version 20/80 de la gestion du temps et de l’organisation personnelle.

Cette règle du 20/80, ou loi de Pareto, part du constat que dans de nombreux domaines, 80 % des résultats sont obtenus en se focalisant sur 20 % des données d’entrée :

  • 80 % de votre chiffre d’affaire provient de 20 % seulement de vos clients
  • 80 % de votre satisfaction provient de 20 % seulement de vos activités
  • 80 % du contenu de 10 livres sur le sujet vous sera inutile et vous fera perdre du temps

Seuls 20 % de ce genre de livre contiennent les idées actionnables qui peuvent vous permettre de passer à l’action et d’expérimenter des améliorations dans votre vie de tous les jours.

Et 80 % du temps que vous allez gagner proviendra des 20 % d’actions que vous allez engager après avoir lu cet article

Si votre seul but est de trouver des idées pour gagner du temps et de les mettre en pratique pour gagner plusieurs heures par semaine,

Alors vous êtes au bon endroit !

En travaillant loyalement 8 heures par jour, vous finirez peut-être par devenir patron et par travailler 12 heures par jour

– Robert Frost

1. Un nouveau réflexe : éliminer et simplifier

La meilleure façon de gagner du temps est avant tout de ne pas en perdre inutilement et de simplifier sa vie et ses engagements au quotidien.

Éliminer, supprimer, refuser, déléguer devraient devenir nos premiers réflexes pour retrouver une maitrise de notre quotidien.

La première étape pour retrouver le chemin de la clarté consiste à se poser des questions comme :

  • Qu’est-ce qui me prend trop de temps ?
  • Qu’est-ce qui est inutile, inefficace ?
  • Qu’est-ce que je peux éliminer, réduire, simplifier ?

Certaines sources de perturbations et de perte de temps nous polluent au quotidien. Vous pouvez décider dès maintenant de réduire leur impact en les supprimant ou en trouvant des solutions pour réduire leur impact : télévision, réseaux sociaux, emails, réunions inutiles, interruptions, transports.

Dites stop !

Il est essentiel de fermer le robinet à la source.

Après avoir fait le tri dans votre quotidien, la deuxième étape est de décider de refuser tout nouvel engagement et de dire non aux nouvelles sollicitations, au moins pendant le temps nécessaire pour revoir votre organisation et faire les ajustements nécessaires.

Savoir dire non, fermement et avec tact, est une arme redoutable que vous devez employer au quotidien. Refusez d’abord, et réfléchissez ensuite 😉.

Savoir dire non avec grâce est un art, pour le pratiquer, essayez les techniques suivantes :

  • marquer un temps d’arrêt et ne pas répondre tout de suite,
  • temporiser en indiquant que vous devez vérifier votre agenda,
  • dites non mais …
  • dites oui si vous n’avez pas le choix en demandant un arbitrage de vos autres priorités

Not-to do List

Nous n’avons pas assez de temps pour tout faire : notre to-do list ne sera jamais achevée.

Comprendre ce principe, c’est accepter l’importance de faire des choix pour prioriser l’important.

Pour nous aider, la not to-do list est un outil intéressant : faites la liste des choses que vous vous engagez à ne pas faire, et affichez-là à l’endroit le plus évident pour l’avoir constamment en tête.

Simplifiez-vous le quotidien

Notre boite mail et les réseaux sociaux sont une source importante de notre baisse de concentration et de productivité.

Désactivez les notifications, fermez toutes les applications inutiles, connectez-vous uniquement à des plages horaires prévues à l’avance, traitez tous vos messages et vos réponses par lot, et autorisez vous à ne pas répondre à tout !

Un environnement simplifié, rangé et épuré favorise votre bonne organisation en général. Gérez vos papiers, rangez votre intérieur, pièce par pièce, étape par étape, un petit peu chaque jour pour retrouver de l’ordre et de la sérénité.

Faites une pause !

Une autre solution complémentaire pour retrouver un peu de clarté et de sérénité, même si tout le reste n’a pas suffit : faites une pause !

Évadez-vous, promenez-vous, déconnectez-vous pour prendre du recul et revenir gonflé d’énergie pour continuer le grand ménage dans vos priorités et vos engagements.

Éliminer et Simplifier : Questions et Engagement

Qu’allez-vous éliminer, supprimer, réduire, déléguer, refuser ? Faites la liste des activités que vous vous engagez à supprimer ou réduire dès maintenant !

Combien de temps pouvez-vous gagner par semaine si vous tenez ces engagements ?

Qu’est-ce que vous ne devriez pas faire ? Avez-vous réalisé votre not to-do list ?

2. Clarifier et choisir l’important

Malgré toutes les techniques et outils qui existent en gestion du temps et en efficacité personnelle, vous n’aurez jamais le temps de faire tout ce qui se trouve sur votre to-do list.

Pour pouvoir optimiser son temps et son organisation il y a une étape primordiale :

Savoir où on souhaite aller et choisir l’important.

Votre Pourquoi ?

Définir votre mission, votre vision, vos valeurs et vos objectifs à long-terme est l’activité qui aura le plus d’impact sur votre efficacité.

Certaines questions peuvent vous permettre clarifier votre mission, votre vision à long-terme et les objectifs qui en découlent.

En voici quelques-unes :

  • Qu’est-ce que j’aime faire ? Quelles sont mes passions ?
  • Quels sont mes talents naturels ? Qu’est-ce que je fais bien ?
  • Quel serait mon projet unique si je n’avais pas à me soucier de l’argent et que j’étais sûr de ne pas pouvoir échouer ?
  • Quelles sont mes valeurs ? Qu’est-ce qui est important pour moi sur chaque composante de ma vie ?
  • Qu’est-ce que je devrais changer ?

Vos objectifs à long-terme

Qu’aspirez-vous à faire :

  • Au cours de votre vie ?
  • Dans les 10 ans qui viennent ?
  • Dans 5 ans ?
  • Dans 3 ans ?
  • Cette année ?
  • Dans 6 mois ?
  • Dans 3 mois ?
  • Ce mois-ci ?

Objectifs express !

Et si vous n’arrivez toujours pas à élaborer vos objectifs en suivant toutes ces recommandations, choisissez la voie express : prenez au moins 10 minutes de votre temps pour écrire vos objectifs au brouillon.

C’est largement suffisant pour commencer.

Dès que ces objectifs sont écrits, affichez-les à un endroit stratégique où vous ne pouvez pas les louper. Si vous commencez chaque journée en le visualisant et en vous les remémorant, vous augmenterez leur présence et leur ancrage : ils vous guideront pour faire de meilleurs choix au quotidien.

Clarifier : Questions et Engagement

Quelle est votre pourquoi ? Comment avez-vous décrit votre vision à long-terme ? Avez-vous répondu aux différentes questions destinées à la clarifier ?

Quels sont vos objectifs de vie ? à 10 ans, à 5 ans, à 3 ans, à 1 an, à 6 mois, à 3 mois et à 1 mois ? Les avez-vous identifiés et affichés ? Quand allez-vous les visualiser pour les ancrer dans votre quotidien ? Allez-vous en faire une routine matinale ?

3. Prioriser

L’essentialisme est une discipline basée sur un système pour déterminer où se trouve notre véritable contribution. Puis, faire que l’exécution de ces tâches à forte valeur ajoutée se fasse sans effort.

Greg McKeown

Un jour, j’étais sur le chemin du travail, en voiture, déjà fatigué le lundi à 8h45. Dans mon brouillard mental de début de semaine, je me suis tout à coup rendu compte que j’avais oublié de déposer mon plus jeune garçon à la crèche…

Plus de peur que de mal, j’ai fait demi-tour, l’ai déposé à la crèche avec un peu de retard, et suis arrivé au travail, avec encore plus de retard.

Ce jour là, je pris conscience que je ne pouvais pas continuer comme ça.

Je travaillais plus de 70 heures par semaine, avec des pointes à 80 heures pour boucler certains projets, et pourtant, je n’arrivais jamais à être serein.

Comment faisaient les autres pour s’en sortir ? Comment faisaient ceux qui avaient l’air de jongler sans problème avec leurs différentes priorités ?

Comment faisaient-ils pour trouver un peu de sérénité ?

C’est à cette époque que j’ai découvert le développement personnel.

Tim Ferriss, Leo Babauta, Greg McKeown, Stephen Covey, Josh Kaufman, et bien d’autres.

Une chose revenait constamment…

Choisir l’essentiel

Il est impossible de gérer son temps…

La seule chose que vous contrôlez et que vous pouvez donc gérer, c’est vous-même.

Reprenez vos objectifs à long-terme : ils sont le point de départ pour choisir l’essentiel à chaque instant. Ils sont votre boussole, qui vous guide à chaque fois que vous vous demandez si un projet ou une tâche sont essentiels.

Voici quelques approches et méthodes qui peuvent vous permettre de simplifier votre to-do list :

  • Pareto : quelles sont les 20 % de tâches qui génèrent 80 % de vos résultats ? Et au contraire, quelles sont les 20 % de tâches qui génèrent 80 % de votre perte de temps ? Faites le tri et ne gardez que les “bonnes” tâches
  • Mangez des crapauds : ou des grenouilles… Référence à Brian Tracy et son livre Eat that frog ou Mangez le crapaud pour la version française. Chaque matin, avant toute chose, commencez par accomplir la tâche la plus importante et la plus difficile
  • L’efficacité forcée : demandez-vous à chaque instant si vous utilisez votre temps au mieux de vos capacités et de la valeur ajoutée que vous êtes seul à pouvoir apporter
  • Matrice d’Eisenhower : décidez de ne travaillez que dans les cadrans 1 et 2 et abandonner les autres tâches dans la mesure du possible (sans froisser votre boss ou vos clients…). Plus d’infos sur cet outil ici : https://fr.wikipedia.org/wiki/Matrice_d%27Eisenhower
  • Coupez vos pertes : en abandonnant les activités que vous conservez uniquement car vous y avez investi du temps, alors qu’elles n’apportent pas les effets prévus
  • Hell Yeah or No !!! Un outil proposé par Derek Sivers. Si une nouvelle opportunité ne vous fait pas sauter de joie en vous exclamant : “oh oui, à fond !” eh bien, abandonnez-la… C’est soit 9/10 ou 10/10 soit “pas pour moi”. Plus d’infos ici : https://sive.rs/n

Utilisez ces stratégies pour résister à l’attraction de l’objet brillant : cette peur de louper une opportunité qui nous éloigne de l’essentiel.

Avec des priorités claires et une volonté à toute épreuve de prioriser l’essentiel, rien que l’essentiel et uniquement l’essentiel, il ne nous reste plus qu’à planifier votre réussite au quotidien !

Plus de détails sur ces outils dans notre livre 7 Techniques pour Gagner du Temps ici : https://www.amazon.fr/dp/B08PFZFQZQ

Vous y trouverez aussi un cahier d’exercices dans la section bonus, pour réellement mettre en pratique tous ces bons principes.

Prioriser : Questions et Engagement

Quelles stratégies de priorisation vous engagez-vous à utiliser au quotidien : Pareto, Manger vos crapauds, L’efficacité forcée, la Matrice d’Eisenhower, Couper vos pertes et le Hell Yes ? Et si vous le faisiez maintenant, sur votre to-do list actuelle ?

4. Planifier

Souviens-toi toujours de la devise du Samouraï : d’abord vaincre, ensuite combattre !

Auteur anonyme

Planifier, c’est prévoir les prochaines étapes qui vont vous permettre d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixé en sélectionnant l’essentiel et en le prévoyant dans le temps.

Un plan de bataille qui augmente vos chances de réussir à atteindre vos objectifs.

Deux approches pour atteindre vos objectifs

  1. Définir un projet prioritaire pour obtenir un résultat rapide et ciblé sur un objectif bien précis et prioritaire,
  2. Ou plutôt décliner les objectifs en habitudes au quotidien qui nous amènent doucement mais sûrement à l’objectif ?

Les deux sont possibles, exclusivement ou mieux : simultanément.

Choisissez un objectif prioritaire à atteindre le plus rapidement possible, dans un délai de 4 à 6 semaines et définissez les grandes étapes et les tâches importantes à réaliser chaque semaine et chaque jour pour y parvenir.

Et en parallèle, continuez à avancer, plus doucement, sur les autres objectifs en misant sur l’effet cumulé et la durée.

Transformer un objectif en projet

Pour que votre objectif puisse faire l’objet d’un projet et d’un plan d’action concret et efficace, il doit être SMART :

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Ambitieux (ou atteignable)
  • Relevant, c’est à dire cohérent (ou réaliste)
  • Temporalisé

Une fois clarifié, cet objectif devient un projet en faisant la liste des tâches principales.

Plus de détails pour transformer cet objectif en étapes clés et essentielles dans le livre 7 Techniques pour Gagner du Temps.

Gérer ses priorités au quotidien en cohérence avec ses objectifs

Comment faire en sorte que vos journées vous permettent d’avancer sur vos objectifs prioritaires ?

Comment échapper à la tentation du superflu ou des sollicitations non voulues ?

En privilégiant l’essentiel, en organisant vos journées à l’avance et en priorisant vos TLPI, c’est à dire vos Tâches Les Plus Importantes.

Commencez par leur réserver les meilleurs créneaux, tôt le matin.

Prévoyez plus de temps que votre estimation naturelle ainsi que des plages de pauses et de temps bonus.

Travaillez en temps limité, et appliquez la maxime : “Fait vaut mieux que Parfait”.

Et pour réussir à éviter tous les pièges que surgissent chaque journée, une solution s’impose : utiliser un système de gestion des priorités simple, fiable et accessible à chaque moment pour tenir compte des changements et des perturbations extérieures.

Une to-do list peut être un début, un Bullet Journal une solution plus avancée.

Si vous souhaitez emprunter la voie digitale, je vous offre une solution prête à l’emploi sous Trello ici :

https://selfkaizen.com/sorganiser

Il ne vous reste plus qu’à choisir et à agir.

Planifier : Questions et Engagement

Quel objectif prioritaire choisissez-vous ? Comment pouvez-vous l’énoncer sous forme d’objectif SMART à moins de 6 semaines ?

Quelles seront les 2 à 5 tâches principales et essentielles du projet que vous allez lancer pour atteindre cet objectif SMART ?

Comment allez-vous planifier vos journées ? Et si vous vous engagiez à planifier chaque journée à l’avance en prévoyant de commencer chaque jour par une TLPI ? Quand allez-vous prévoir vos journées ? Le matin avant de commencer ou le soir pour le lendemain ?

Quel système de gestion des priorités choisissez-vous ? Une to-do list classique mais limitée, un Bullet Journal ou un outil digital comme Trello, pour plus de rapidité de souplesse et d’accessibilité ?

lien vers le cahier d’exercices au format pdf : https://bit.ly/GTEMPS

5. Multiplier le temps

La clé est de ne pas dépenser votre temps, mais de l’investir

Stephen R. Covey

Simplifier, clarifier, prioriser, planifier et arrêter de procrastiner, c’est un bon début.

Mais on peut aller beaucoup plus loin en réfléchissant en termes d’investissement et de sens à long-terme.

L’objectif : investir votre temps aujourd’hui dans des activités qui vous permettent de créer du temps demain et de le multiplier.

La Gestion du temps n’existe pas

Créer du temps, accélérer et multiplier les résultats, de manière durable et exponentielle, c’est possible…

Il existe des activités et des modes d’organisation qui nous permettent d’investir notre temps aujourd’hui, pour le récolter plus tard avec des intérêts qui se comptent en temps gagné et multiplié

Épargner le temps

Tout bon investissement commence par une phase d’épargne.

Pour créer du temps, rien de tel que de commencer par l’épargner au maximum en allant au maximum de la chasse aux gaspillages de temps.

Profitez de cette piqure de rappel pour rebalayer à nouveau les possibles gaspillages de temps qui existent dans votre organisation et décider une bonne fois pour toute de donner un bon coup de balai :

  • Trop de télévision ?
  • De réunions inutiles ?
  • D’emails ?
  • De changements et de distractions ?
  • Manque de process clair, de documentation, de procédures ?
  • Manque de décisions de terrain ?
  • Trop de vérifications et de contrôles ?
  • Trop difficile de dire non ?

Quelles activités inutiles pouvez-vous encore éliminer ou limiter ?

Pour chaque nouvelle tâche, demandez-vous : ”Est-ce qu’elle me permet de gagner du temps plus tard ? ”, et sinon, dites “NON”.

Créer et multiplier le temps suppose une nouvelle vision des choses : privilégier l’impact et le sens à long-terme dans tout ce que vous choisissez de faire.

Déléguer intelligemment

Une des meilleures façons pour vous créer du temps est de trouver quelqu’un qui fera certaines de vos activités à votre place.

Une délégation réussie est avant tout une délégation gagnant-gagnant :

  • Vous gagnez du temps pour d’autres activités à forte valeur ajoutée,
  • Vous participez au développement des personnes à qui vous déléguez vos tâches.

Pour que cela fonctionne, il est impératif d’accorder votre confiance et de faire preuve d’écoute.

Déléguer pour développer son entreprise

La délégation gagnant-gagnant n’est pas réservée qu’aux managers : les entrepreneurs peuvent l’utiliser à leur avantage en considérant leurs sous-traitants comme des partenaires dont le développement est une source de développement pour leur entreprise.

Considérez la délégation et la sous-traitance comme une opportunité de développement et un investissement plutôt qu’un coût et acceptez que d’autres personnes peuvent réaliser certaines de vos tâches au moins aussi bien que vous, si ce n’est mieux.

Il n’y a que très peu de tâches qui ne soient possible de déléguer : faites la liste de vos tâches et considérez que tout peut être sous-traité, jusqu’à preuve du contraire.

Il est souvent rentable de déléguer une tâche quotidienne qui ne dure que 3 minutes. Retrouvez ce calcul dans le bonus Multiplier le temps.

Reconsidérez tout votre emploi du temps à la lumière du RSTI, le Retour Sur Temps Investi, et déléguez tout ce qui peut l’être, vous avez l’embarras du choix :

  • La gestion administrative et les emails,
  • Le jardinage et l’entretien de vos espaces verts,
  • Le ménage, le repassage, le rangement et les courses,
  • La comptabilité,
  • Les recherches documentaires,
  • La création de sites internet et d’applications,
  • La rédaction web,
  • L’animation et la gestion des réseaux sociaux,
  • Le bricolage,
  • Etc.

Travailler mieux au quotidien

Il est possible de travailler différemment et mieux au quotidien, en changeant notre vision des choses et notre approche, et en cherchant constamment à :

  • Travailler au bon moment,
  • Au bon rythme,
  • Avec une bonne communication,
  • Et une attitude proactive,
  • En éliminant toutes les contraintes et les freins du quotidien.

Retrouvez tous ces principes et des exemples dans le livre :

7 Techniques pour Gagner du Temps

et le bonus Multiplier le temps.

Multiplier le temps : Questions et Engagement

Quelles activités inutiles pouvez-vous encore éliminer ? Télévision, réunions inutiles, email, distractions, vérifications, contrôles… Avez-vous pris l’engagement de dire “NON” à toutes les activités qui ne vous permettent pas de gagner du temps plus tard et dont l’impact et le sens dans le futur sont limités ?

Que pouvez-vous déléguer intelligemment ? Qu’allez-vous déléguer ? Quelles tâches vérifient la règle des 3 minutes ?

Que pouvez-vous sous-traiter ?

Et si vous alliez encore plus loin en automatisant ? Repérez tout ce qui est répétitif et toutes les activités qui peuvent être accélérées par l’utilisation d’un logiciel ou d’une application et Investissez ! Qu’allez-vous automatiser ?

Il est possible de créer et de multiplier le temps…

À condition de changer de vision et d’aller plus loin que les méthodes et les outils de gestion du temps et d’envisager votre temps comme une ressource que vous pouvez investir.

Transformez votre temps de travail d’aujourd’hui en temps libre demain et tous les jours qui suivent…

6. Se concentrer

J’essaie de me concentrer sur ma concentration

Martina Navratilova

Tout est urgent…

Il faut répondre aux emails dans l’heure, rappeler chaque correspondant qui a tenté de nous joindre, passer d’une réunion à une autre sans avoir le temps de se poser et de réfléchir.

Et si ce n’était pas la solution ?

Et si la performance venait d’ailleurs ?

A force de courir dans tous les sens, notre énergie se diffuse tous azimuts, comme les rayons lumineux d’une vieille lampe à incandescence.

Mais si nous pouvions trouver une direction bien précise vers laquelle diriger tous nos efforts, cette même énergie n’agirait-elle pas comme les rayons d’un laser, suffisamment concentrés pour pouvoir rompre la matière même la plus dure ?

Pourquoi travailler à haute concentration ?

De nombreux grands de ce monde ont réussi à produire leur meilleure œuvre pendant des sessions ininterrompues de travail concentré sur le même sujet.

Se concentrer pendant une longue période sur une seule et unique tâche permet de gagner du temps en supprimant les interruptions qui consomment de l’énergie de concentration, même une fois l’interruption disparue.

Mais ce n’est pas le seul avantage.

On gagne en productivité du fait de la suppression des notifications et des interruptions, mais aussi et surtout, notre travail devient plus profond et de meilleure qualité pendant ces périodes ininterrompues.

Gagner du temps et augmenter la qualité de son travail

Réussir à fournir un travail demandant une haute concentration, c’est une formidable opportunité pour sortir du lot et un avantage de plus en plus concurrentiel.

Les distractions étant de plus en plus nombreuses, il est devenu très difficile voire impossible pour certains de se concentrer aussi fortement et longtemps sur une seule et même tâche ou projet.

L’idée même de se concentrer plus d’une heure sur la même tâche en faisant abstraction du reste parait de plus en plus comme une hérésie pour certains accros de la connexion permanente.

Ceux qui parviennent à rester concentrer sans interruption pendant des périodes soutenues augmentent donc leur chance de se faire remarquer en proposant un travail, un contenu ou une avancée d’un autre niveau de réalisation.

Un système de pilotage idéal

Plus besoin de mesurer et de suivre de nombreux indicateurs compliqués sensés nous permettre de mieux atteindre nos objectifs. Plus nous réussissons à renouveler ces périodes intenses de travail en concentration totale, et meilleurs seront nos résultats.

Si l’idée de gérer des projets, des to-do lists et des indicateurs de résultat vous rebute, alors l’association travail à haute-concentration + projet unique peut être une solution d’organisation et de pilotage redoutable.

Dans ce système, il ne vous reste plus qu’un objectif à atteindre : augmenter progressivement la part d’activité à haute concentration que vous effectuez chaque jour.

Se concentrer pour augmenter sa propre satisfaction

Se concentrer, c’est aussi et avant tout important pour votre propre plaisir, et même, votre bonheur.

Vous avez déjà regardé un sculpteur, un ébéniste, un tourneur sur bois, un forgeron ou un artisan d’art, quel qu’il soit ? Répéter inlassablement le même geste, marteler, ciseler, poncer, lustrer, polir, à longueur de journée jusqu’à satisfaction ?

Cet état de flow, à mi-chemin entre concentration et satisfaction n’est pas réservé aux artistes. Il est à votre disposition à condition de vous mettre dans les bonnes conditions.

Cette immersion totale et cet état de grâce et d’hyper-concentration vous permet de réaliser vos meilleures créations et d’obtenir un accomplissement maximum.

Se concentrer : un choix et une organisation

Ceux qui réussissent à se concentrer et à utiliser ce travail à haute concentration, ou deep work, sont avant tout des stratèges.

Ils mettent toutes les chances de leur côté pour que la pratique du deep work soit incontournable.

Ils ne comptent pas sur leur volonté ou leur discipline, mais sur leur organisation centrée autour du deep work.

Comment pratiquer le Deep Work ?

Il existe plusieurs stratégies qui permettent d’adopter une organisation dans laquelle on peut privilégier le deep work, ou travail à haute concentration.

L’idéal est de réussir à dédier plusieurs jours en continu et de se concentrer sur un projet unique le plus clair de son temps. C’est ce qui a permis à de nombreux auteurs célèbres, d’inventeurs et de chercheurs de produire leurs meilleurs œuvres.

L’inconvénient de cette organisation est qu’elle est difficilement compatible avec la vie moderne et ses sollicitations et connexions permanentes.

Si vous le pouvez, une retraite productive est certainement une des meilleures solutions pour réussir à avancer de manière fulgurante sur l’un de vos projets majeurs en un temps record.

Nombre d’auteurs, de scientifiques ou d’artistes y ont recours avec succès.

Mais si vous ne pouvez pas vous le permettre, pour le moment en tout cas, il existe plusieurs approches alternatives comme :

  • Prendre une semaine ou plus de congés pour se concentrer sur la création d’une seule et unique œuvre
  • Réserver le dernier jour de la semaine pour travailler déconnecté de tout réseau
  • Travailler par séquences de concentration intenses, par exemple de 90 minutes, et alterner avec des séquences plus diffuses (communication, réponses aux sollicitations, réseaux sociaux).

Trouver une organisation qui vous permette de vous adonner à la pratique du travail à haute concentration était une étape incontournable.

Mais il ne suffit pas de vouloir se concentrer pour y parvenir. Il existe des techniques pour réussir, petit à petit, à mobiliser son attention et à augmenter notre niveau de concentration jusqu’à son maximum.

Plus de détails dans le livre 7 Techniques pour Gagner du Temps.

Quelques pistes pour éliminer les distractions

Voici quelques stratégies complémentaires pour favoriser votre concentration :

  • Prévoyez des moments de silence, trouver un endroit où vous pouvez être au calme, éteignez ordinateur et smartphone plusieurs fois par jour,
  • Planifiez vos plages de repos et de loisir dans votre agenda
  • Prévoyez des déconnexions digitales de plusieurs jours
  • Rangez vos affaires, votre lieu de travail, votre bureau, faites le tri dans votre boite mail
  • Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas vraiment
  • Désinstallez toutes les applications de votre smartphone que vous n’utilisez pas et désactivez les notifications
  • Relevez vos mails et consultez vos réseaux sociaux après avoir atteint votre objectif de deep work
  • Pratiquez la méditation de pleine conscience
  • Travaillez en mode déconnecté dès que possible
  • Reléguez vos tâches nécessitant moins de concentration et vos réunions à la fin de vos journées
  • Essayez de commencer une tâche à haute concentration le plus tôt possible après votre réveil
  • Faites des pauses, une balade, du sport, buvez un verre d’eau ou toute autre tâche reposante, puis retournez à votre tâche en concentration
  • Prévenez vos interlocuteurs et prévoyez des messages automatiques pendant vos périodes de deep work
  • Concentrez-vous sur ce qui est important : vos TLPI et votre temps libre !

Se Concentrer : Questions et Engagement

Quand allez-vous planifier vos plages de travail à haute concentration ? Pouvez-vous vous permettre de prendre plusieurs jours pour travailler sur un seul objectif ou projet de manière exclusive ? Allez-vous décider d’une journée dédiée ? Et/ou de plages spécifiques tous les jours ? Planifiez vos prochains créneaux de deep work dès maintenant !

Quelle résolution pouvez-vous prendre dès maintenant pour diminuer l’impact des réseaux sociaux, des smartphones, des applications et de Youtube / Netflix sur votre concentration ? Méthode drastique, en désinstallant tout ce qui n’est pas essentiel ? Travailler en déconnexion et en éloignant toutes les tentations ? Et si vous faisiez le test dès maintenant ?

Et si vous changiez d’indicateur ? Pourquoi ne pas piloter par le deep work ? Où vous situez-vous ? Mesurez le pourcentage de travail à haute concentration que vous effectuez chaque jour. Quel pourcentage serait idéal pour avancer enfin sur vos objectifs prioritaires ? Quelle progression allez-vous décider pour augmenter la part du deep work dans votre agenda ces prochaines semaines et ces prochains mois ?

Travailler mieux et moins tout en augmentant sa qualité de vie et la part des loisirs, c’est tout à fait possible. Et si vous faisiez le pacte aujourd’hui de doubler la part de travail à haute concentration ?

Se concentrer, c’est avant tout se protéger de la distraction ambiante pour préserver vos capacité intellectuelles et votre attention pour les diriger, tels les faisceaux convergents d’un rayon laser, sur vos Tâches Les Plus Importantes.

7. Combattre la Procrastination

Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas. 

– Lao Tseu 

Ah … la procrastination !

La procrastination est un sujet récurrent : à lire les nombreux blogs et communications sur le sujet, il passerait presque pour le mal du siècle.

En vérité, être sujet à la procrastination est assez rassurant : c’est avant tout un comportement humain qui peut être accepté et un signal qui peut souvent nous renseigner et nous aider à adapter notre programme et notre organisation.

La procrastination a souvent du bon

Si vous procrastinez, que vous n’arrivez pas à vous y mettre et que vous bloquez sur une tâche, cela peut être dû à de nombreux facteurs, et en particulier un manque de clarté et d’alignement entre vos actions du quotidien et vos aspirations plus profondes.

Ce phénomène est assez classique : à force d’accepter de nouvelles injonctions, de nouvelles obligations et de nouvelles opportunités, il se peut que la coupe déborde et que vous soyez paralysé(e) par le manque de sens général de vos actions.

Par contre, si vous êtes en alignement complet avec vos aspirations et que vous connaissez tout de même un épisode de procrastination et le blocage qu’il entraine, même sur des actions et des projets qui vous passionne, il s’agit peut-être tout simplement d’un phénomène de saturation assez classique.

Le premier réflexe dans ce cas-là est souvent de vouloir persister, d’insister, de se forcer. Ne négligez pas les bienfaits de faire une pause. Votre corps et votre esprit sont certainement en train de vous faire passer un message : vous avez aussi besoin de relâcher la pression, même quand vous êtes passionné(e) par vos missions.

Autorisez-vous un petit écart, une journée pyjama, faites autre-chose qui n’a rien à voir, binge watchez une série, passer la journée en cuisine, faites du sport, lisez, formez-vous, déconnectez-vous un ou deux jours et reposez-vous.

On perd parfois plus de temps à essayer de se forcer quand on sature au lieu d’accepter de passer à autre chose et de revenir à la tâche plus tard, quand l’envie et l’énergie seront revenues.

Techniques anti-procrastination

Dire que l’antidote à la procrastination est la volonté revient à dire que la solution pour avoir une bonne hygiène de vie est de manger équilibré, de faire du sport et de dormir suffisamment.

Mais concrètement, quelles astuces employer pour tricher avec sa volonté et réussir à repartir de l’avant quand on bloque ? Voici quelques stratégies :

  • Vérifier que vous avez les bons objectifs
  • Visualisez le chemin parcouru et votre progression : cela suffit parfois à se relancer en prenant conscience du travail déjà accompli
  • Mangez votre grenouille : cette technique qui consiste à commencer le plus tôt possible vos journées avec les tâches les plus difficile est intéressante en priorisation mais aussi pour combattre la procrastination en vous donnant de l’élan dès le début de la journée
  • Commencer par commencer : saucissonnez la tâche qui vous bloque et réalisez une première étape ridiculement facile pour mettre la machine en route
  • Préparez à l’avance : l’environnement peut être un frein ou un facteur clé de succès de votre passage à l’action. Préparez à l’avance votre bureau, vos affaires de sport et tout le matériel nécessaire pour qu’il n’y ait aucun frein au moment de vous y mettre vraiment
  • Fait vaut mieux que parfait : le perfectionnisme est une des raisons classiques de la procrastination. Favorisez le mouvement et l’action et notez les parties à perfectionner dans une deuxième étape
  • Inventez des contraintes : fixez des échéances imaginaires à vos projets
  • Engagez-vous en public
  • Travaillez en équipe

Vous trouverez tous les conseils anti-procrastination avec bien plus de détails et de conseils de mise en pratique dans le livre 7 Techniques pour Gagner du Temps.

Combattre le procrastination : Questions et Engagement

Vous souffrez de procrastination ? Et si vous aviez tout simplement besoin d’une pause, de vacances, de faire autre chose pendant un ou deux jours ?

Est-ce que votre to-do list est alignée ? Avec vos projets prioritaires et vos objectifs à court, moyen et long-terme ? Peut-être avez-vous besoin de visualiser la cohérence de la tâche bloquante avec l’ensemble de vos objectifs ?

Avez-vous bien clarifié vos objectifs ? Si malgré tous vos efforts, vous n’arrivez décidément pas à passer à l’action, il faut peut-être envisager une véritable introspection en utilisant les questions de la section 1.

Et s’il s’agit d’un blocage passager, utilisez une des techniques suivantes pour combattre la procrastination passagère :
Visualisez le chemin parcouru et votre progression
Mangez votre grenouille
Commencer par commencer
Préparez tout à l’avance
Soyez moins perfectionniste
Inventez des contraintes
Engagez-vous en public
Travaillez en équipe

Gagner du temps et s’organiser : pour aller plus loin

Gagner du temps, s’organiser, clarifier ses objectifs à long-terme, se focaliser sur ce qui est important et éliminer ou limiter le reste, planifier vos journées, vos semaines et vos projets en conséquence.

Toutes ces étapes classiques de la gestion du temps et de la productivité personnelle peuvent déjà grandement vous aider au quotidien.

Nous avons ensuite et innové un peu plus avec la notion de multiplication du temps, parlé de concentration, de procrastination et de techniques pour la combattre.

Ces idées et ces méthodes ont prouvé leur efficacité, et si vous êtes arrivé(e) jusqu’ici, j’espère que vous avez surligné quelques lignes que vous avez trouvées intéressantes pour votre propre organisation personnelle.

Mais voilà : maintenant, comment faire pour que ces idées ne finissent pas comme beaucoup d’autres : dans le cimetière des bonnes intentions et des résolutions oubliées ?

Vous trouverez dans le livre 7 Techniques pour Gagner du Temps toutes les astuces, conseils et techniques pour retrouver la maîtrise de votre emploi du temps, redéfinir vos priorités, économiser du temps et enfin l’utiliser efficacement.

Pas de bla-bla, que du concret et du pratique concentré dans un livre court, facile à lire et percutant.

7 Techniques pour Gagner du temps, c’est :

✅ un condensé de 89 pages qui vont droit au but 🎯

✅ des exemples réalistes et réels

✅ un mix de techniques pour gagner du temps, originales et éprouvées

✅ des bonus très riches et puissants, qui peuvent changer votre vie pour de bon

✅ un guide de développement personnel et un véritable coach portatif

Vous retrouverez dans la section bonus un cahier d’exercices à suivre étape par étape pour transformer ces idées en action et en gain de temps concret et réel :

>> Téléchargez le livre 7 Techniques pour Gagner du Temps maintenant, et retrouvez la maîtrise de votre emploi du temps ! <<

4 réflexions au sujet de “Gestion du temps : 7 Techniques pour Gagner du Temps”

  1. La synthèse de la synthèse pour gagner du temps, que demande le peuple ! Avec ça, plus d’excuses pour ne pas savoir comment aborder la gestion du temps ^^

    Ça fait plaisir de lire des anecdotes que nous avons du retirer du livre, elles étaient bien. Heureux d’en retrouver dans ce best-of 🙂

    Répondre
    • La synthèse de la synthèse avec quelques anecdotes exclusives que j’ai eu plaisir à remettre ici!

      Répondre

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