Productivité : 13 outils pour s’organiser

Il existe de nombreuses techniques et outils de gestion du temps.

Voici la liste des outils qui me paraissent intéressants si tu cherches à utiliser au mieux cette précieuse ressource.

Cette liste est celle que je mets à jour régulièrement et que je parcours moi-même quand je suis à nouveau à la recherche d’optimisation, souvent au moment d’ajouter un nouveau projet dans mon quotidien.

Tu en connais d’autres, indispensables et qui pourtant ne figurent pas dans cette liste ? J’aimerais beaucoup que tu me le dises dans les commentaires pour que je puisse compléter mes expériences et cette liste !

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Lecture rapide

Tu vas vite comprendre pourquoi j’ai mis cette technique en premier.

Si tu lis beaucoup, ce que je te souhaite, tu dois déjà gagner du temps en apprenant plein de choses intéressantes dans des livres utiles.

Mais il y en a tellement, et si peu de temps pour tous les lire.

Si tu veux gagner un peu de temps pour lire un document ou un article de blog – ou ce document que tu as sous les yeux, alors il existe des techniques de lecture rapide qui te feront gagner un temps précieux.

Personnellement, j’aime bien aussi prendre le temps de lire. Mais quand je veux aller à l’essentiel d’un texte le plus rapidement possible, j’utilise cette appli gratuite : https://www.zapreader.com/app.php

Tu doutes de l’intérêt du truc ? Essaye de copier-coller tout le texte de ce document dans ce RECTANGLE et règle la vitesse de lecture entre 450 et 600 mots par minute.

A cette vitesse, tu ne vas peut-être pas tout retenir à 100 %, mais au moins une majeure partie de l’information. Souvent suffisamment pour en tirer les informations dont tu avais besoin, en une fraction du temps que tu y aurais passé.

Allez, blague à part, pour ce condensé de Gain de Temps et de Productivité, reprends la vitesse normale pour en assimiler tout le savoir ultime !!

Et pour aller plus loin dans les méthodes de lecture rapide, tu peux aller voir cette vidéo de Tim Ferriss :

En anglais mais les principes sont assez simples à comprendre et à appliquer.

Temps passé / Time tracking

On ne gère que ce que l’on mesure : pour savoir ce qui te prend le plus de temps, il suffit de le mesurer. Et faire cet exercice peut amener son lot de surprise. On ne se rend parfois pas compte de tout le temps gaspillé par certaines activités.

L’exercice demande un peu d’investissement personnel, car il va falloir trouver un moyen pour noter le temps passé sur chaque activité, pendant un à plusieurs jours.

Il existe la bonne vieille méthode papier-crayon, mais il existe aussi de plus en plus d’applications de Time Tracking.

J’ai déjà utilisé RescueTime et TimeCamp qui peuvent être de bonnes solutions. Il en existe d’autres.

Pour la méthode papier-crayon, voici un modèle de relevé quotidien au format Excel : TimeLog

Une fois que tu as mesuré le temps que tu passes par activité sur une période qui te parait suffisante, il ne te reste plus qu’à faire tes comptes et à cumuler le temps que tu as passé sur chaque activité. Une calculatrice devrait suffire, mais tu peux aussi utiliser le fichier Excel suivant pour une meilleure visualisation : ParetoTempsPasse

Maintenant que tu as fait ce relevé et fait tes calculs, tu devrais y voir plus clair et repérer de nouvelles tâches inutiles à éliminer.

Tu vois aussi plus clairement les tâches qui t’accaparent le plus. Comment pourrais-tu faire pour y passer le moins de temps possible, pour le même résultat (voir Parkinson) ?

Règle des 2 minutes

Une technique issue du livre Getting Things Done de David Allen (S’organiser pour réussir, en version française, voir Zen To Done / Getting Things Done)

Si tu arrives à déterminer qu’une tâche va te prendre moins de 2 minutes, alors réalise-là tout de suite.

Tu perdras moins de temps à t’en débarrasser immédiatement qu’à la replanifier et à t’en occuper plus tard.

Très simple mais très efficace !

Miracle Morning

Te lever plus tôt pour préparer ta journée et avoir un créneau réservé au Side Hustle ou à d’autres projets : c’est le principe de la méthode développée par Hal Elrod dans The Miracle Morning

Cette méthode a changé ma vie. Au départ, j’ai appliqué la méthode du Miracle Morning (MM) pour être plus serein, uniquement dans un but de développement personnel.

Puis j’ai rapidement vu les avantages que le MM pouvait représenter pour lancer un Side Hustle.

Les SAVERS sont le socle de la méthode développée par Hal Elrod :

SAVERS = S : Silence, A : Affirmations, V : Visualisation, E : Exercice, R : Reading / Lecture, S : Scribing / Ecriture

Silence : au choix, temps calme, méditation, contemplation, prière, etc. Pour rebooter le système avant d’attaquer vraiment la journée

Affirmations : écrire et répéter chaque jour sa vision, sa mission et ses objectifs tous les matins peut réellement changer la donne

Visualisation : visualiser ses projets et ses objectifs pendant quelques minutes tous les matins : effet garanti pour transformer petit à petit ses rêves en objectifs, puis en projets concrets,

Exercice : faire du sport tous les jours, même quelques minutes, aura forcément un impact positif sur ta forme et ta santé en général. Avec le MM tu auras un créneau quotidien

Lecture : avoir du temps pour lire tous les jours peut vraiment développer de nouvelles bonnes habitudes et permettre de ne plus perdre de temps dans les salles d’attente, en faisant la queue, ou pendant tes trajets

Écriture : de quelques lignes à plusieurs pages tous les matins, cette habitude peut même t’amener à voir plus loin comme l’écriture d’un livre. Il suffit d’une demi-page par jour pendant un an pour écrire un livre de 180 pages…

En résumé, le MM est la méthode idéale pour s’offrir du temps à soi et à ses projets, mieux planifier ses journées et démarrer de nouveaux Side Hustles ????

Zen To Done / Getting Things Done

Si tu cherches un système complet pour gérer tes priorités, tes tâches et ton temps, le livre Getting Things Done, the art of stress-free productivity (S’organiser pour réussir en version française), peut être intéressant.

Personnellement, je trouve la méthode ZTD (Zen to Done ou Tout Réussir sans stresser pour la version française) beaucoup plus facile à mettre en pratique.

C’est une version allégée de Getting Things Done (GTD) proposée par Léo Babauta, aussi auteur d’un livre que je recommande : l’Art d’Aller à l’Essentiel

En voici les éléments clés :

La première étape consiste à simplifier, avant de mettre un système de gestion en place. Quel élément de ton agenda peux-tu éliminer ou réduire ?

Une fois l’étape de simplification terminée, la méthode ZTD te propose d’adopter les 10 habitudes suivantes :

Habitude 1 : Collecter/Rassembler

Tâches, idées, projets, objectifs – pros et persos – pour pouvoir les gérer au même endroit comme un bloc-notes, un bujo, un fichier ou tout autre système portable et simple à utiliser.

Habitude 2 : Traiter

Si une nouvelle tâche prend moins de 2 minutes, traite-la tout de suite. (voir la règle de 2 minutes). Sinon essaye de la supprimer, de la déléguer, ou alors note à quel moment tu prévois de la traiter.

Habitude 3 : Planifier

Définis 1 à 3 TLPI (Tâches Les Plus Importantes) chaque jour et réalise-les avant toute autre chose. Ces TLPI proviennent de tes Projets Prioritaires, que tu dois avoir définis pour atteindre tes objectifs (personnels et professionnels).

Habitude 4 : Faire

L’un des principes les plus importants : une tâche à la fois, sans distraction, sans vérification des emails, sans répondre aux appels téléphoniques, etc.

Habitude 5 : Rester simple

Concentre-toi sur ce que tu as prévu de faire maintenant. Évite la « paralysie de l’analyse ».

Habitude 6 : Maintenir en Ordre

Garde ta zone de travail dégagée, ne fais pas de piles.

Habitude 7 : Revue / Révision

Passe en revue ton système et tes objectifs chaque semaine, chaque mois et même chaque année. Fais le point sur tes progrès et les actions à mener, la semaine prochaine, le mois suivant, etc.

Habitude 8 : Simplifier

Réduis tes objectifs et tes engagements à l’essentiel (voir The Power of Less / l’Art d’Aller à l’Essentiel de Leo Babauta)

Habitude 9 : Routines

Utilise la puissance des routines et des habitudes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

Habitude 10 : Trouve ta passion

Pose-toi les bonnes questions, cherche ta mission, crois en tes rêves et tes passions, et fais-en ton métier.

Bien sûr, ce n’est qu’un condensé. Le secret de la motivation qui va avec pour mettre en place ce système est dans le livre : Zen to Done : The Ultimate Simple Productivity System

TLPI : Tâches Les Plus Importantes

Si ta to-do list est longue comme le bras et que tu t’épuises chaque jour à tenter d’aller au bout sans succès, je te propose d’utiliser les TLPI pour mieux prioriser.

Les TLPI, ou Tâches Les Plus Importantes sont celles qui te permettent d’atteindre tes objectifs prioritaires.

Par habitude, nous ajoutons tous toujours plus de tâches qui finissent par être déconnectées des objectifs que nous cherchons à atteindre.

Comme tu sais que tu n’arriveras pas à tout faire, l’idée est de commencer tes journées en réalisant 1, 2 ou 3 TLPI avant de faire quoi que ce soit d’autre. Résultat garanti sur ta motivation et tes résultats.

Dans l’Art d’Aller à l’Essentiel, Leo Babauta explique qu’une tâche à fort impact possède au moins l’une des caractéristiques suivantes :

• elle apporte une reconnaissance durable
• elle rapporte beaucoup d’argent sur le long terme
• elle est bénéfique pour ton entreprise en termes de revenus, de publicité, de développement, etc.
• elle modifie ta carrière ou te permet d’évoluer professionnellement
• elle te permet un changement important dans ta vie privée
• elle contribue à la société de manière générale

Passe ta to-do list en revue, et pour chacune de tes tâches, demande-toi si elle possède les caractéristiques d’une TLPI.

Si la réponse est non, remet-là à plus tard et réalise une TLPI à la place.

Not To-do List

La liste qui suit est une adaptation libre de la Not To-do List de Tim Ferriss, que tu peux retrouver en anglais dans le texte ici : https://medium.com/@timferriss/not-to-do-lists-are-often-more-effective-than-to-do-lists-for-upgrading-performance-ec26c4417019

Car une des meilleures façons de te dégager du temps est de sortir plus tôt du bureau, si tu le peux, en améliorant ta productivité sur ton lieu de travail.

Voici les 8 commandements que je suis au quotidien :

1. Pas d’emails en arrivant ou en partant du bureau
2. Ne pas ouvrir sa boîte mail avant d’avoir réalisé la tâche la plus importante du jour
3. Refuser les réunions sans ordre du jour ni heure de fin
4. Moins bavarder
5. Traiter ses emails par lot, 2 à 3 fois par jour maximum
6. Définir ses 3 TLPI (voir TLPI – Tâches Les Plus Importantes). Les tâches qui, une fois terminée, te donnent la sensation d’avoir été efficace
7. Eloigne ton smartphone le plus possible ou utilise une application comme AppBlock
8. Utilise la règle des 2 minutes : pour chaque nouvelle tâche qui arrive, si elle prend moins de 2 minutes, traite-là tout de suite

Mange ta grenouille

Une technique issue du livre de Brian Tracy, Eat that Frog !, et en version française : Avalez le crapaud

L’idée est de commencer chaque journée par la tâche qui nous rebute le plus. En éliminant cette tâche en premier tu créés une dynamique et tu boostes ta productivité.

Et comme dit Brian Tracy, si tu as deux grenouilles à manger « commence par manger la plus grosse en premier »

A noter que je connais des gens qui font l’inverse et semblent satisfaits : ils commencent leur journée par quelques tâches faciles et rapides pour se mettre en mouvement.

Comme quoi il n’existe pas de méthode unique, à toi de voir comment tu préfères commencer la journée, pour ma part, je mange quelques grenouilles le plus tôt possible.

La Matrice Urgent / Important

Utilisée par Eisenhower pour prioriser ses tâches et popularisée par Stephen Covey dans son livre 7 Habits of Highly Effective People, en version française Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent.

Dans un monde où les tâches n’en finissent plus de s’ajouter à des to-do lists longues comme le bras, l’avantage de cet outil est de permettre une prise de recul sur ce qui est vraiment important.

Il devient alors beaucoup plus facile de bien choisir sa prochaine tâche.

C’est aussi un formidable outil pour dire “Non” à une nouvelle sollicitation ou la repousser car tu peux facilement expliquer et montrer que ça nuirait à ta productivité de t’en occuper maintenant.

La matrice permet de classer ses tâches en 4 cadrans :

Important et Urgent : les tâches sur lesquelles tu dois porter tes efforts en premier.

Important Pas Urgent : à prioriser aussi après avoir traité les tâches du cadran 1. Typiquement des tâches qu’on a l’habitude de délaisser voire d’oublier, car pas urgentes.

Urgent Pas Important : celles qui t’empêchent de traiter les tâches Importantes Non Urgentes. Si tu es obligé de les traiter après les Importantes et Urgentes, l’idéal serait de commencer à les déléguer, ou à minima les reporter pour traiter quand même une majorité de tâches importantes.

Pas Urgent Pas Important : ça parait bizarre d’en avoir dans ce cadran, non ? Et pourtant, si on est honnête, je crois qu’on en a tous… L’objectif est simple : à éliminer.

L’idéal serait de traiter une grande majorité de tâches importantes. Et d’éliminer ou de déléguer les autres.

Une illustration du principe derrière cet outil : voir l’allégorie des gros cailloux

Se poser des questions

Le questionnement est une technique vraiment efficace dans de nombreux domaines, et en particulier pour gagner du temps.

Pour en tirer le maximum pour gagner du temps et améliorer ta productivité, rien de plus simple : il te suffit de t’isoler si possible et de te concentrer 5 à 10 minutes par question devant une feuille de papier.

Ta mission à chaque fois : trouver un maximum d’idées en réponse à chaque question.

Sans plus tarder, voici mes questions préférées pour donner un coup de boost à ma productivité personnelle, et faire plus et mieux, avec moins de temps :

Ecrire plus vite

Si tu passes 50% de ton temps sur un ordinateur, apprendre la dactylo est certainement un des moyens les plus efficaces pour gagner du temps. Et si l’écriture ou la rédaction font partie de ton quotidien, c’est encore plus vrai.

60 mots par minute est un bon objectif pour vraiment gagner en efficacité. Les bases de la dactylo sont accessibles en quelques jours, et il existe de nombreux sites et logiciels gratuits pour apprendre à faire fumer ton clavier :

www.dactylocours.com

https://klavaro.sourceforge.io/fr/index.html

Et si tu ne veux pas t’y mettre, le vocal et la dictée sont de plus en plus efficaces. Sur ton PC ou smartphone, tu peux utiliser des applications comme Word avec la reconnaissance vocale.

Les algorithmes sont de plus en plus intelligents, mais il faudra prévoir plusieurs passes de correction et de relecture pour un bon résultat.

Si tu veux plus de détails, je connais un rédacteur ultra-efficace qui explique, entre autres, son process de rédaction à base de vocal dans cet épisode du podcast :

La Voix du Side Hustle – Episode 1 – Reconversion express : de livreur à rédacteur web en 3 mois

Devenir un Ninja de l’email

Pour moi, l’utilisation des emails est un des principaux facteurs de perte de productivité aujourd’hui. Mais bonne nouvelle, il y a plusieurs techniques pour éviter que tes journées soient gouvernées par ta boîte mail :

• Désactiver les notifications qui signalent l’arrivée d’un email
• Ne pas commencer ta journée en ouvrant ta boîte mail (je sais tu l’as déjà lu ici : j’insiste)
• Ne pas laisser ta boîte mail ouverte, ou la mettre hors-ligne
• Se connecter uniquement à certains moments de la journée
• Les consulter et les traiter tous dans la foulée : idéalement une à 2 fois par jour, par exemple à 10h et 16h
• Si tu as peur de louper des urgences, préviens progressivement tes contacts que la meilleure façon de te contacter en cas d’urgence est le téléphone
• Prévois des messages automatiques qui préviennent tes contacts que tu n’es pas dispo mais joignable par téléphone en cas d’urgence
• Traite vraiment tes emails. N’utilise pas ta boîte mail comme une To-do List
• Parcours ta boîte message par message et décide rapidement quoi en faire : le supprimer, l’archiver, y répondre (voir règles des 2 minutes), le transférer, ou alors le transformer en action sur ta To-do List, ton bujo ou tout autre système (voir ZTD / GTD)
• Vide entièrement ta boîte mail à chaque fois
• Découvre le plaisir d’une boîte email vide

Et un dernier point : est-ce que tu dois vraiment répondre à tous tes emails ?

Loi de Parkinson et Objectifs immédiats

La loi de Parkinson énonce que la durée d’une tâche augmente jusqu’à occuper le temps qui lui est affecté à l’avance. Donc tu peux obtenir 80% des résultats en dépensant seulement 20% du temps normal d’une tâche.

Prenons l’exemple de ta To-do List et appliquons ce principe :

• évalue honnêtement le temps pour chaque tâche : je considère qu’il ne reste que des tâches importantes (voir TLPI et La Matrice Urgent / Important)
• puis travaille en temps limité sur chacune en te forçant à n’y passer que 50% du temps que tu as évalué, voire moins.

Tu as besoin d’une journée pour rédiger l’offre de ton Side Hustle ?

Et si tu te lançais le défi de la rédiger en 2 heures maximum : 1h pour le premier jet, puis 1h de relecture ?

Travaille en temps limité et analyse le résultat. Tu peux utiliser cette technique pour à peu près tout. « Mieux vaut fait que parfait »

Pour gagner encore plus de temps

J’espère que ce que tu viens de lire t’aura motivé à sauver coûte que coûte ce temps précieux qui peut te permettre de lancer un ou plusieurs side hustles, et à terme, améliorer ta vie.

Il existe bien d’autres techniques pour créer du temps et même le multiplier.

Pour reprendre le contrôle complet de ton agenda, booster ton organisation et gagner encore plus de temps, on te donne rendez-vous à l’intérieur du livre 7 Techniques pour Gagner du temps

Dimitri Carlet

Dimitri Carlet – 15 rue des Halles – 75001 PARIS

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