To do list : 5 étapes pour réaliser vos projets les plus fous

Lorsqu’il s’agit d’organiser sa journée et de maximiser sa productivité, la to do list s’avère être un outil incontournable. Cependant, elle est – bien trop souvent à mon goût – présentée de manière hâtive sans comprendre réellement pourquoi son utilisation est essentielle et comment créer une to-do liste réellement efficace, sans y passer des heures et en évitant les erreurs fréquentes.

Cet article est un article invité écrit par Julien Thomasson de
https://mon-projet-passion.com/

Vous sentez-vous parfois submergé par le tourbillon des tâches quotidiennes, avec cette impression étouffante de piétiner ?

Vous endormez-vous le cœur lourd, avec cette pensée lancinante : « Encore une journée où je n’ai rien avancé… » ?

Vous sentez-vous constamment débordé, avec une avalanche de tâches à accomplir sans jamais vraiment savoir quand et comment les aborder ?

Le flou persistant et la culpabilité vous empêchent-ils de trouver le sommeil ?

Vous avez probablement déjà entendu parler des principes de base d’une to do list. Cependant, le défi réside dans la manière de la transformer en un outil redoutablement efficace.

Dans cet article, non seulement vous découvrirez des techniques pour hiérarchiser vos tâches efficacement grâce à cet outil de productivité, mais je vais aussi vous partager les 16 meilleures applications de to do liste pour faciliter votre organisation quotidienne et vous faire gagner du temps.

Mais ce n’est pas tout : je vais également vous guider pas à pas sur comment utiliser concrètement une to do list pour qu’elle devienne votre alliée au quotidien.

Vous vous demandez comment tirer le meilleur parti de votre liste ? Je vous dévoile mes 12 meilleurs conseils pour utiliser votre to do list de manière optimale.

Vous allez découvrir que les solutions sérieuses ne nécessitent pas toujours des heures de réflexion ou de longues recherches. Je vous offre une approche épurée, sans superflus, sans blabla, et je la parsème de conseils personnels. Ces derniers m’ont aidé à réaliser mes projets les plus fous.

Que ce soit en parallèle de mes études, de mon métier d’ingénieur, ou encore aujourd’hui de mon métier de pilote de ligne, j’ai toujours eu besoin de développer des projets passion qui m’inspirent, et je connais l’importance de savoir optimiser correctement son temps pour ne plus avoir l’impression de s’éparpiller et de s’épuiser. La to do list, bien utilisée, en est un indispensable !

Alors, prêt à dévorer cet article sur mesure ? C’est parti !

Qu’est-ce qu’une to do list ?

Une « to do list », ou liste de choses à faire en français, est un outil de planification qui permet de consigner par écrit toutes les tâches que l’on souhaite accomplir.

Qu’il s’agisse d’une to do liste à imprimer, rédigée sur papier, ou d’une to do liste en ligne, elle sert à organiser, prioriser et suivre l’avancement de ses activités quotidiennes, professionnelles ou personnelles.

Pourquoi est-il essentiel d’utiliser une to do list ?

Augmenter sa productivité

En disposant d’une liste claire de tâches, on peut rapidement identifier et accomplir ce qui doit être fait, optimisant ainsi le rendement de chaque jour.

Hiérarchiser ses différentes missions

Une to do list permet de trier et de prioriser ses tâches, assurant ainsi que les missions les plus cruciales soient traitées en premier.

Diminuer la procrastination

Avec une liste tangible devant soi, il est plus difficile de repousser les choses à faire. Cela sert de rappel constant de ce qui reste à accomplir.

Gagner du temps

En sachant exactement ce qu’il faut faire ensuite, on évite les longues périodes de réflexion ou d’indécision, ce qui accélère l’exécution des tâches.

Se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée

En appliquant des principes tels que la règle des 80/20, une to do list peut aider à consacrer davantage de temps aux activités qui génèrent le plus de valeur ou de bénéfices.

Ne pas oublier les dates d’échéances importantes

En notant les dates limites à côté des tâches pertinentes, on s’assure de toujours respecter les délais et de ne manquer aucune échéance.

Clarifier l’esprit

En externalisant les tâches et les préoccupations sur papier ou dans une application, on libère de l’espace mental, ce qui permet de penser plus clairement et de prendre des décisions plus rapidement.

Réduire son niveau de stress

En ayant une vue claire de ce qui doit être fait, on élimine le stress d’oublier potentiellement une tâche ou de se sentir submergé par une charge de travail imprécise.

Obtenir une vue globale sur l’ensemble de sa charge de travail

Une to do list bien structurée offre une perspective complète de toutes les obligations, ce qui permet de mieux évaluer et gérer sa charge de travail.

Voir sa progression

En cochant ou en rayant les tâches accomplies, on obtient une représentation visuelle de sa progression. Cela peut agir comme une source de motivation, montrant concrètement tout le chemin parcouru.

Sentiment de satisfaction à chaque mission accomplie

Rien n’est plus gratifiant que de cocher une tâche de sa liste. Cela procure un sentiment d’achèvement, renforçant la confiance en soi et le désir de continuer à avancer et de se fixer des objectifs encore plus ambitieux.

Gagner en flexibilité

Une to do list bien organisée peut être facilement adaptée en fonction des priorités changeantes, des urgences soudaines ou des imprévus.

Améliorer la discipline personnelle

L’habitude de consulter et de mettre à jour régulièrement sa liste peut renforcer la discipline personnelle et l’auto-responsabilité.

Équilibrer vie professionnelle et personnelle

Une to do list ne concerne pas uniquement le travail. Elle peut également aider à équilibrer les engagements personnels, familiaux et professionnels, en s’assurant que l’on consacre du temps à chaque aspect de sa vie.

Comment créer une to do list réellement efficace ?

Etape n°1 : Bien choisir son support

Posez-vous les questions suivantes :

• Quel type de support s’aligne le mieux avec ma manière de fonctionner ? (Est-il intuitif, sophistiqué, ludique ?)
• Y a-t-il des fonctionnalités précises dont j’ai besoin ? (Comme le travail en équipe, la gestion des incidents, le support client…)
• Mon outil est-il visuellement attrayant, modulable et facile à manier ?
• Puis-je le transporter aisément partout où je vais ?
• Me permet-il de superviser plusieurs projets et d’élaborer des catégories spécifiques ?
• Est-il possible d’y fixer des échéances ?
• Puis-je y assigner des missions à une personne en particulier ?
• Est-ce que cet outil offre la possibilité de synchroniser mes activités avec mon agenda ?
• Mon appareil actuel (téléphone, tablette, carnet etc.) est-il compatible avec cet outil ?
• Est-il simple d’utilisation (doit être facile d’usage et ultra fluide pour vous).

Etape n°2 : Clarifier ses objectifs

1- Partez de vous-même

• Vos passions : Demandez-vous ce que vous aimez faire, ce qui vous fait vibrer, ce qui vous excite ou ce qui vous fait oublier le temps qui passe. Faites une liste de vos activités préférées, de vos loisirs, de vos sujets de prédilection.
• Vos compétences : Énumérez toutes les compétences que vous avez acquises au fil du temps, que ce soit dans le cadre de votre travail, de vos études, de vos activités personnelles, de vos hobbies, etc. Essayez d’être aussi exhaustif que possible.
• Vos domaines d’expertise : Identifiez les domaines dans lesquels vous avez une expertise particulière. Il peut s’agir de domaines dans lesquels vous avez une formation, une expérience professionnelle, ou une connaissance approfondie.
• Vos talents innés : Chacun d’entre nous a des talents innés, des dons naturels qui nous sont propres. Il peut s’agir de talents créatifs, de talents de communication, de talents de résolution de problèmes, etc.
• Vos valeurs : Vos valeurs sont les principes fondamentaux qui guident vos actions et vos décisions. Elles définissent ce qui est important pour vous, ce qui compte vraiment dans votre vie.
• Vos besoins : Prenez le temps de réfléchir à vos besoins, à ce qui est indispensable pour vous. Cela peut être des besoins de sécurité, de nouveauté, de liberté, de reconnaissance, de croissance etc.

2- Clarifiez votre vision à moyen/long terme (3-10 ans)

• A quoi ressemblera votre vie idéale, votre semaine idéale, votre journée idéale ?
• A quelle cause, quelle mission, aimeriez-vous avoir contribué ?
• Quels projets vous feront vibrer ?
• De quels accomplissements serez-vous le plus fier ?
• Quels objectifs serez-vous en train de poursuivre ?

3- Définissez vos objectifs à court terme (3-6 mois)

• Définissez clairement vos objectifs pour les 3 ou 6 prochains mois.
• Gardez ces objectifs en tête à chaque décision que vous prenez ; ils seront votre phare, guidant chacune de vos actions.
• Demandez-vous ce qui est important pour vous.
• Alignez vos objectifs avec vos valeurs, vos besoins, vos compétences, vos talents, vos passions, votre vision à 3 ans.
• Confrontez vos objectifs aux inconvénients qu’ils soulèvent : êtes-vous réellement prêt à les vivre ?

4- Fractionnez vos objectifs

Divisez vos objectifs à moyen terme en petits objectifs mensuels, puis en tâches hebdomadaires. Cela rendra votre objectif plus gérable et moins intimidant.

Deux méthodes existent :

• méthode CQQCOQP (Comment ? Quoi ? Qui ? Combien ? Où ? Quand ? Pourquoi ?).
• méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini).

Etape n°3 : Définir ses priorités

La gestion des priorités vous permet de concentrer votre énergie et vos ressources sur les tâches les plus significatives, tout en sachant quelles actions peuvent être reportées sans conséquences majeures.

Bonne nouvelle : la to do list vous aide à définir vos priorités !

1- Priorisez les actions les plus importantes ou les plus urgentes en haut de votre to-do list

• Identification des tâches importantes : Avant de pouvoir prioriser, il faut d’abord identifier ce qui est important. Posez-vous les questions suivantes : Quelle est la valeur ajoutée de cette tâche ? Est-elle alignée avec mes objectifs à long terme ? Une tâche importante est souvent celle qui a un impact significatif sur vos objectifs ou vos responsabilités.
• Distinction entre l’urgent et l’important : Toutes les tâches urgentes ne sont pas forcément importantes et vice versa. La matrice d’Eisenhower, souvent appelée matrice d’urgence-importance, peut être un excellent outil pour cela. Elle permet de classer vos tâches en quatre catégories : urgent et important, pas urgent mais important, urgent mais pas important, ni urgent ni important.
• Débuter la journée avec vos priorités :En plaçant ces tâches en haut de votre liste, vous vous assurez de les aborder avec un niveau d’énergie et de concentration optimal. De plus, accomplir ces tâches en premier peut procurer un sentiment de satisfaction et de réalisation qui booste la motivation pour le reste de la journée.

2. Identifiez vos tâches moins prioritaires

• Identification des tâches secondaires : Ces tâches sont souvent celles qui n’ont pas d’impact direct sur vos objectifs immédiats mais qui doivent tout de même être réalisées. Elles peuvent être routinières ou des tâches nécessitant moins d’effort créatif.
• Flexibilité dans la planification : En plaçant ces tâches vers le bas de votre to do liste papier ou to do liste en ligne, vous vous accordez la flexibilité de les reporter au lendemain si nécessaire. Cette flexibilité peut réduire le stress et la pression, car vous savez que si vous ne les terminez pas aujourd’hui, cela n’aura pas de conséquences majeures.
• Réévaluation régulière : Il est important de revisiter votre to-do list régulièrement. Certaines tâches moins prioritaires peuvent devenir importantes avec le temps, et certaines priorités peuvent changer.

Etape n°4 : Intégrer sa to do list à son planning

• Erreur n°1 : Sous-estimer votre temps

Bien souvent, nous pensons qu’une tâche prendra moins de temps qu’elle n’en requiert réellement. Cette sous-estimation peut résulter en un emploi du temps trop chargé et en frustrations.

Mais alors que faire ?

Je vous conseille d’ajouter une marge de temps supplémentaire pour chaque tâche pour absorber d’éventuelles interruptions ou imprévus.

• Erreur n°2 : Être trop rigide

Un planning trop strict ne laisse pas de place aux imprévus et peut vous faire sentir enfermé ou dépassé si une tâche déborde.

Gardez des blocs de temps libres et surtout restez flexibles ! Ne vous laissez pas écraser par le mythe de l’ultra productivité.

• Erreur n°3 : Vouloir tout planifier

Bien que la planification soit essentielle, une sur-planification peut être contre-productive.

Je vous invite à laisser de l’espace pour la spontanéité et l’adaptabilité. Cela vous permet de saisir des opportunités inattendues !

• Astuce n°1 : Identifiez vos meilleurs créneaux

Nous avons tous des cycles biologiques et mentaux distincts qui déterminent nos niveaux d’énergie à différents moments de la journée. Ces cycles, communément appelés rythmes circadiens, jouent un rôle significatif dans notre aptitude à maintenir concentration, créativité et efficacité.

Il est donc crucial de repérer nos plages horaires les plus productives, ces instants précieux où nous nous sentons pleinement engagés et en pleine synergie avec nos tâches, ou en état de « flow ».

Capturons nos états de flow !

Personnellement, entre 7h et 9h, avant même le premier repas de la journée, je ressens une clarté d’esprit optimale et je réalise en quelques heures ce qui me prendrait peut-être une semaine en travaillant dans d’autres créneaux.

• Astuce n°2 : Estimez le temps à accorder à chaque tâche pour sélectionner une plage horaire cohérente dans votre emploi du temps

Lorsque vous sélectionnez une plage horaire pour une tâche dans votre emploi du temps, veillez à ce qu’elle soit cohérente avec le temps estimé.

Soyez réaliste ! Ne surestimez pas ou ne sous-estimez pas le temps que vous prendra une tâche.

Etape n°5 : Trouver le juste équilibre

“Une to do list est un outil au service de votre productivité et non un remède miracle pour vous rendre plus productif”.

• Équilibre entre détails et surcharge : Une to-do list idéale est suffisamment détaillée pour guider votre journée sans être tellement chargée qu’elle en devient écrasante.
• Décomposition des grandes tâches : Si une mission vous semble trop volumineuse ou intimidante, divisez-la en étapes ou sous-tâches plus gérables. Chaque sous-tâche accomplie vous donnera un sentiment de progression.
• Reconnaître l’imperfection : Acceptez que l’équilibre parfait est un mythe. Votre to-do list ne sera jamais parfaite, et c’est correct. L’essentiel est qu’elle vous aide à avancer.
• Révisions quotidiennes : À la fin de chaque journée, revoyez votre liste, déplacez ou ajustez les tâches non accomplies et préparez votre liste pour le lendemain.
• Fixer des limites : Plutôt que d’ajouter continuellement des éléments à votre liste, fixez-vous un nombre maximum de tâches principales pour chaque journée. Si une nouvelle tâche surgit, évaluez sa priorité avant de l’ajouter.

To do list en ligne ou to do list papier : laquelle choisir ?

To do liste papier

Avantages :

• Tangible : Le simple fait d’écrire manuellement peut renforcer la mémorisation.
• Simplicité : Pas besoin de technologie ou de connexion internet.
• Personnalisable : Vous pouvez la structurer comme vous le souhaitez, dessiner, colorier ou ajouter des autocollants.
• Satisfaction : Le plaisir de barrer physiquement une tâche accomplie offre une sensation gratifiante.
• Indépendance énergétique : Pas besoin de batterie ou de charger un appareil.

Inconvénients :

• Non modulable : Si vous souhaitez réorganiser ou modifier des tâches, cela peut devenir désordonné.
• Risque de perte : Si vous perdez votre to-do list papier, vous perdez toutes vos notes.
• Pas de rappels : Contrairement aux versions électroniques, une liste papier ne vous enverra pas de notifications.
• Limitation d’espace : La quantité d’informations que vous pouvez noter est limitée à l’espace disponible sur la page.

To do liste en ligne

Avantages :

• Modularité : Facilité pour créer, modifier et réorganiser des listes de tâches.
• Tâches récurrentes : Possibilité de planifier des tâches qui se répètent.
• Visualisation : Affichage clair et structuré des tâches à réaliser.
• Catégorisation : Regroupement et hiérarchisation des tâches par projet ou importance.
• Suivi : Marquer une tâche comme accomplie et suivre la progression.
• Flexibilité : Modification facile de la priorité ou report d’une tâche.
• Notifications : Planification de rappels pour ne jamais oublier une échéance.
• Intégration : Possibilité d’ajouter des pièces jointes, liens, ou intégrer avec d’autres applications.

Inconvénients :

• Dépendance technologique : Nécessite un appareil (smartphone, ordinateur) et parfois une connexion internet.
• Distractions : Les appareils électroniques peuvent être source de distractions avec les autres applications et notifications.
• Courbe d’apprentissage : Certains outils nécessitent un temps d’adaptation pour maîtriser toutes leurs fonctionnalités.
• Problèmes techniques : Risques de bugs, mises à jour, ou problèmes de synchronisation.
• Sécurité : Si l’outil en ligne n’est pas sécurisé, vos données peuvent être à risque.

Les 16 meilleures applications de to do list

• monday.com,
• evernote,
• any.do,
• todoist.com,
• Google Keep,
• Trello,
• Remember the milk,
• Ticktick,
• Microsoft to do,
• Asana,
• Easynote,
• Do it tomorrow,
• Teuxdeux,
• Notion,
• Pomotodo,
• Google sheet

Comment utiliser sa to do list : mes 12 meilleurs conseils

Conseil n°1 : Choisissez le format qui vous convient le mieux

Que ce soit une to-do list en ligne pour bénéficier de fonctionnalités avancées ou une to do list à imprimer pour une approche plus tactile, choisissez ce qui vous convient le mieux.

Conseil n°2 : Connaissez votre outil

Si vous optez pour une version numérique, prenez le temps de vous familiariser avec le logiciel ou l’application. Profitez des périodes d’essai gratuites et soyez patient. Vous n’avez pas à maîtriser toutes les fonctions en une fois.

Conseil n°3 : Définissez vos objectifs et élaborez un plan d’action

Une to-do list est plus efficace lorsqu’elle s’intègre dans un plan plus large. Envisagez vos grands objectifs et découpez-les en tâches réalisables.

Conseil n°4 : Anticipez les imprévus

Incluez des marges dans vos estimations de temps pour chaque tâche. Cela vous aidera à ne pas vous sentir débordé si quelque chose prend plus de temps que prévu.

Conseil n°5 : Instaurez une routine quotidienne

Consulter et mettre à jour votre to-do list doit devenir une habitude. Que ce soit le matin pour démarrer la journée ou le soir pour préparer le lendemain, trouvez un moment qui vous convient.

Conseil n°6 : Préparez chaque journée la veille au soir

Terminez chaque journée en préparant votre to-do list pour le lendemain. Cela vous donne une longueur d’avance et un sentiment d’organisation.

Conseil n°7 : Cochez ou rayez les tâches accomplies sur votre to do list

Ce geste simple offre un sentiment de réalisation et stimule la motivation !

Conseil n°8 : Consultation régulière

L’intérêt de marquer une tâche comme « terminée » est également de vous pousser à consulter votre liste fréquemment, renforçant ainsi sa place dans votre routine de travail.

Conseil n°9 : Capturez vos idées sur le vif

Si une nouvelle tâche ou une idée vous vient à l’esprit pendant la journée, ajoutez-la immédiatement à votre liste, éventuellement dans une section « à classer » pour la réorganiser plus tard.

Conseil n°10 : Sachez reporter

Si vous n’avez pas pu accomplir certaines tâches, reportez-les intelligemment. Évaluez leur importance et décidez si elles doivent être réalisées le lendemain, la semaine prochaine ou même le mois prochain.

Conseil n°11 Sachez prioriser

Nous en avons déjà parlé dans cet article mais j’insiste sur l’importance de la priorisation !

Évaluez l’importance et l’urgence de chaque tâche. Cela vous permettra de vous concentrer d’abord sur ce qui compte vraiment.

Conseil n°12 : Éviter la surcharge

Une to-do list trop longue peut devenir accablante. Si la liste devient trop volumineuse, prenez le temps de la revoir, de déléguer certaines tâches ou de les répartir sur plusieurs jours.

Les erreur fatales à éviter

1- Ne pas persévérer sur le long terme

S’appuyer sur cette méthode de la to do list à long terme et non la laisser tomber après quelques semaines d’utilisation. Le long terme est votre seul véritable allié.

2- Perdre de vue ses priorités

Entre les emails, les réseaux sociaux… et autres sources de perturbation, il est difficile à notre époque de se tenir à une liste d’actions préétablies. D’autant que l’ordre des priorités change constamment.

Astuce : Posez-vous régulièrement la question “qu’est-ce qui est important pour moi ?”.

To do list : FAQ – Questions fréquentes

Comment faire une to do list ?

1- Bien choisir son support

2- Clarifier ses objectifs

3- Définir ses priorités

4- Intégrer sa to do list à son planning

5- Trouver le juste équilibre

Comment trouver le meilleur outil pour créer des to-do list et s’organiser ?

Naviguez à travers les profondeurs d’Internet pour déceler l’outil d’organisation de tâches idéal pour vous. Dans cette vaste bibliothèque numérique, de nombreuses solutions pour dresser vos to-do lists et optimiser votre organisation vous attendent. Pour une exploration plus ciblée, orientez-vous vers les comparatifs qui mettent en lumière les meilleurs outils, en détaillant leurs caractéristiques uniques et leurs avantages.

Les outils de to do list gratuits sont-ils fiables ?

Il existe un éventail d’outils gratuits pour établir vos to-do lists et structurer votre quotidien. Bien que ces versions offrent des fonctionnalités restreintes, elles demeurent efficaces pour gérer vos tâches et planifier votre temps. Souvent, ces options gratuites imposent des restrictions quant au nombre d’utilisateurs ou à la capacité de stockage. De plus, certaines automatisations pourraient être exclusives aux versions payantes.

Quel budget prévoir pour l’abonnement d’un outil pour créer des to-do list ?

Le prix d’un abonnement à un outil de to-do list et d’organisation fluctue en fonction de la périodicité choisie, que ce soit hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Gardez à l’esprit que le panel de fonctionnalités offertes joue également un rôle dans la détermination du tarif. Pour un engagement mensuel, anticipez un budget oscillant entre 5 et 20 euros.

Dimitri Carlet

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